6 Cara Ampuh untuk Memecahkan Masalah Komunikasi di Tempat Kerja

Apakah organisasi Anda menderita masalah komunikasi yang parah? Seseorang pernah berkata bahwa "komunikasi adalah urat nadi dari sebuah organisasi" – dan itu benar-benar terjadi. Suatu organisasi yang mengalami gangguan dalam komunikasi tidak akan hidup lama karena banyak masalah akan muncul dan akhirnya menyebabkan organisasi mati secara alami.

Jika organisasi Anda mengalami masalah komunikasi, Anda harus melakukan apa yang Anda bisa untuk menyelesaikannya sesegera mungkin. Kehidupan organisasi Anda dipertaruhkan.

Bagaimana Anda tahu jika organisasi Anda mengalami masalah komunikasi? Ada 12 kemungkinan tanda yang harus Anda perhatikan:

1) Anda merasa sulit untuk membuat beberapa orang bekerja sama.

2) Sebagian orang ditinggalkan komunikasi

lingkaran.

3) Balasan ke pesan tertunda atau sepenuhnya

diabaikan.

4) Kelompok dalam organisasi gagal mencapai tujuan mereka.

5) Kesalahan terpangkas semakin sering.

6) Orang-orang lebih memilih untuk mengkritik dan menyalahkan orang lain.

7) Semangat tim menurun.

8) Produktivitas tumpul atau pada tingkat nol.

9) Anda menerima banyak keluhan.

10) Momen konflik menghasilkan ekspresi kemarahan.

11) Ada perputaran karyawan yang signifikan.

12) Bisnis akan menjadi pesaing Anda, bukan

kepadamu.

Jika Anda menemukan bahwa ada beberapa atau banyak (jika tidak semua) tanda-tanda peringatan ini ada dalam organisasi Anda, disarankan bagi Anda untuk mengambil langkah-langkah untuk mengatasi masalah tersebut sebelum mereka membunuh organisasi Anda.

Bagaimana cara mengoreksi atau menyelesaikan masalah seperti itu? Ada langkah-langkah berbeda untuk mengatasi masalah komunikasi di organisasi.

1) Pertama, dengarkan orang-orang yang terlibat atau yang telah menyebabkan masalah komunikasi di tempat pertama. Melakukannya memungkinkan Anda untuk mengungkap kedalaman, sifat dan akar masalah komunikasi untuk kelompok orang tertentu.

2) Jika masalahnya cukup luas dan memiliki akar yang mengakar kuat, Anda mungkin ingin mengamankan bantuan negosiator netral. Pihak ketiga ini mungkin bisa masuk ke dalam masalah lebih teliti daripada orang dalam karena ketika masalah komunikasi muncul, kelompok yang terlibat dapat memilih untuk menjepit atau menunjuk jari daripada mengakui peran mereka dalam menciptakan masalah.

3) Untuk menjaga kerahasiaan, adalah mungkin untuk menggunakan

alat seperti survei. Orang yang mungkin takut untuk mengatakan kebenaran karena pembalasan akan memiliki pilihan lain yang lebih aman dibandingkan dengan keluar dari kerumunan.

4) Setelah Anda menemukan masalah dan akarnya, Anda dapat memilih untuk memulai konseling atau pelatihan kelompok. Intinya adalah untuk mengatasi masalah kelompok, daripada berfokus hanya pada satu orang. Finger-pointing dihindari. Pepatah "bersatu kita berdiri, membagi kita jatuh" harus menjadi moto grup.

5) Penting bagi pemimpin untuk memiliki keterampilan komunikasi yang baik sehingga masalah komunikasi dapat diselesaikan. Keterampilan komunikasi diperlukan untuk mendiagnosis masalah komunikasi, dan secara alami, memberikan solusi yang diperlukan. Pemimpin yang tidak memiliki keterampilan komunikasi yang memadai mungkin mendapat manfaat dari lebih banyak pelatihan dalam komunikasi.

6) Lakukan riset Anda – mungkin masalah komunikasi yang Anda alami sekarang telah terjadi sebelumnya dalam sejarah organisasi. Dan mungkin ada yang tahu solusi yang bisa berfungsi sekarang. Jadi lihat ke dalam ke dalam hati organisasi, tanyakan ke sekeliling, dan Anda mungkin menemukan cara untuk benar mengatasi masalah komunikasi organisasi Anda.

Ingat, jika organisasi Anda sudah mengalami masalah komunikasi, jangan menunggu gejala ini memburuk. Komunikasi yang baik diperlukan agar suatu organisasi berfungsi dengan baik dan tetap hidup di tengah-tengah masuknya banyak tantangan dari lingkungan. Segera bertindak atas masalah komunikasi dan hentikan pendarahan dari organisasi Anda.

Strategi Komunikasi untuk Menghindari Gangguan Komunikasi

Apa yang sebenarnya penting dalam rantai komunikasi adalah apakah pengirim dan penerima sinkron dan pada gelombang yang sama. Jika itu yang terjadi maka tidak akan pernah ada gangguan komunikasi yang terjadi.

Mungkin ada saat-saat ketika Anda mengkomunikasikan sesuatu kepada seseorang dan orang itu mengangguk dengan bijaksana. Anda merasa bahwa orang itu telah memahami dengan tepat apa yang Anda inginkan. Tapi, sayangnya, produk akhir bukanlah sesuatu yang ada dalam pikiran Anda. Begitu banyak untuk menjadi komunikator yang baik! Agar komunikasi mengalir lancar dan lancar, titik awal rantai komunikasi, pengirim harus mengambil kepemilikan dan tanggung jawab menjadi komunikator yang cakap dan efektif.

Pengirim tidak hanya harus menyusun pesan tetapi juga harus mempertimbangkan bagaimana pesan itu akan diterima oleh penerima dan bagaimana pesan akan ditafsirkan. Seluruh rantai komunikasi yang dimulai dari pengirim tidak berakhir sampai penerima memahami dengan sempurna apa yang Anda coba sampaikan dan juga menghasilkan umpan balik yang cukup bagi pengirim, melalui tindakan atau komunikasi.

Tujuan di balik komunikasi adalah untuk menciptakan pemahaman di antara kedua pihak yang terlibat dan hasil apa yang diperlukan. Dalam model komunikasi harus ada komunikasi dua arah antara pengirim dan penerima. Sama halnya dengan pembagian tanggung jawab juga. Tanggung jawab terletak pada keduanya untuk mencoba dan melakukannya dengan benar, pertama kalinya.

Pengirim pada bagian mereka harus renyah dan tepat dalam komunikasi mereka. Pengirim harus menyampaikan informasi yang relevan dengan cara yang koheren.

Penerima pada bagian mereka harus menjadi pendengar yang aktif dan harus dapat memahami dengan tepat apa yang pengirim coba sampaikan. Jika ada pertanyaan, mereka harus mencari klarifikasi sebelum melakukan apa yang menurut mereka dibutuhkan pengirim. Juga, penerima tidak boleh mencoba dan menganggap segala sesuatu. Jika ada keraguan, selalu baik untuk memeriksa pengirim dari siapa komunikasi dimulai. Ini akan menghindarkan mereka dari banyak kesedihan dan masalah di kemudian hari.

Sebagai manusia kita telah menyematkan filter yang kita gunakan untuk memungkinkan hanya apa yang ingin kita dengar untuk datang ke arah kita. Oleh karena itu, apa yang kita dengar adalah apa yang ingin kita dengar dan bukan apa yang orang lain mungkin ingin kita dengar. Sebagai pengirim, Anda dapat memeriksa silang untuk mengetahui apakah pesan yang Anda sampaikan telah ditafsirkan pada sisi yang berlawanan persis seperti yang Anda inginkan.

Komunikasi yang buruk dapat mengakibatkan banyak perselisihan, kesalahan dan kesalahpahaman di sekitar Anda. Ini dapat dihindari jika maksudnya diketahui dengan jelas oleh pengirim, dalam bahasa yang jelas dan spesifik, tanpa ruang untuk ambiguitas. Oleh karena itu, pengirim harus menyatakan dengan jelas apa yang mereka inginkan dan maksudkan. Penerima pada bagian mereka harus mencari klarifikasi maksud pengirim ketika tidak pasti. Penerima pada bagian mereka harus memiliki keterampilan bertanya yang baik untuk kembali.

Oleh karena itu, teknik komunikasi yang jelas adalah suatu keharusan bagi semua pihak.